Co oznacza UPO i jak je pobrać?

Niegdyś deklarację podatkową można było złożyć jedynie osobiście. Dziś sprawa jest dużo łatwiejsza. Wystarczy dostęp do Internetu i profil zaufany, bądź specjalne programy przeznaczone do tego zadania.

UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru to krótki dokument potwierdzający prawidłowo złożoną deklarację. Kiedy można pobrać UPO? Jak sprawdzić, czy jest gotowe do odbioru? Jak długo trzeba czekać na wystawienie? Co oznaczają inne statusy nadawane przez urząd skarbowy? O tym można przeczytać poniżej!

Czym jest urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)

UPO to urzędowe poświadczenie odbioru generowane przez administrację skarbową. Należy wiedzieć, że samo wysłanie deklaracji podatkowej nie jest równoznaczne z jej wysłaniem. Dopiero w momencie, gdy odpowiedni urząd zweryfikuje prawidłowość i zgodność z faktami, dokument otrzymuje status 200 i dopiero wtedy można pobrać UPO. Jest to potwierdzenia złożenia formularza i jego odbioru przez urząd. Co ważne, urzędowe poświadczenie odbioru dotyczy wyłącznie deklaracji wysłanych przez Internet. Jego pobranie oznacza, że dokument został złożony poprawnie.

Sprawdzanie UPO – jak to zrobić?

Wysyłka deklaracji do urzędu to dopiero pierwszy krok do rozliczenia się z podatku. Przesyłając formularz przez e-deklaracje, każdy podatnik otrzymywał indywidualny numer, który składał się z 32 znaków. Jest on niezbędny do sprawdzenia aktualnego statusu dokumentu. Kiedy formularz został przyjęty i zaakceptowany przez urząd, to został mu nadany status 200. Tym sposobem wygenerowane było również UPO, które można pobrać.

Co powinno znaleźć się w UPO?

W każdym tego typie dokumencie powinny znaleźć się następujące informacje:

• Nazwa właściwego urzędu.
• Data i godzina dostarczenia deklaracji.
• Data i godzina wygenerowania UPO.

Jak pobrać UPO ze strony e-deklaracje?

Korzystanie z programu e-deklaracje możliwe było jedynie do końca 2021 roku. Na początku kolejnego rząd zdecydował się wyłączyć aplikację. Podatnicy, aby nie stracić swoich dokumentów, byli zmuszeni pobrać je na dysk komputera lub wydrukować i przechowywać w formie papierowej.

Należy pamiętać, że potwierdzenie złożenia deklaracji powinno być przez na archiwizowane przez 5 lat. Na szczęście inne programy w 2022 roku nadal funkcjonują i spokojnie można składać zeznanie. Zresztą wysyłka w każdym z nich praktycznie niczym się nie różni. W pierwszej kolejności podatnik wypełnia i składa dokument. W drugim kroku otrzymuje numer referencyjny, a urząd przeprowadza weryfikację deklaracji. Ostatecznie przyznawany jest status 200 i możliwe jest pobranie UPO w jednym z dwóch formatów.

Czas oczekiwania na potwierdzenie UPO

To, ile podatnik będzie czekał na UPO, w dużej mierze zależne jest od ilości aktualnie weryfikowanych dokumentów. Niekiedy można je uzyskać w zaledwie kilka minut, a czasem nawet trzeba poczekać dzień lub dwa. Istotny jest też termin wysyłki. Jeśli deklaracja zostanie złożona na krótko przed ostateczną datą, podatnik powinien spodziewać się, że czas otrzymania UPO może się wydłużyć.

Należy nadmienić, że moment uzyskania dokumentu jest równoznaczny z datą złożenia deklaracji. W tym przypadku nie ma większego znaczenia, kiedy tak naprawdę miejsce miała wysyłka.

Jakie inne statusy może mieć deklaracja podatkowa?

Po złożeniu deklaracji najczęściej pojawiają się trzy różne statusy. Oczywiście dla podatnika najlepszą opcją jest, kiedy w programie będzie widnieć status z numerem 200. Oznacza on prawidłowe złożenie dokumentu.

W kolejnych dwóch przypadkach może być to: 301, czyli deklaracja jest nadal przetwarzana przez system bądź 400. Ten numer z kolei oznacza wykryty błąd i niezbędne jest naniesienie poprawek. Dopiero później dokument może trafić do właściwego urzędu. Tylko przy oznaczeniu cyfrą 200 możliwe będzie pobranie UPO. Na tym jednak nie koniec.

Kolejne statusy deklaracji

Powyższe statusy są najpowszechniejsze, ale nie jedyne, które mogą pojawić się podczas składania deklaracji. Warto poznać także inne mogące pojawić się w obrębie dokumentu. Są to:

• 100 – deklaracja nie została wysłana bądź zawiera większy załącznik od dopuszczalnego (5 MB). Innym wyjaśnieniem takiej informacji może być nieprawidłowy format.
• 101 – dokument nie pojawił się w systemie, trzeba ponowić wysyłkę.
• 300 – nie zarejestrowano dokumentu o danym numerze referencyjnym.
• 302  – wstępne przetwarzanie deklaracji. Weryfikacja formalna przebiegła prawidłowo, ale konieczne jest sprawdzenie ważności certyfikatu.
• 303 – dokument jest całkowicie zweryfikowany, ale należy sprawdzić podpis elektroniczny.
• 304 – deklaracja sprawdzana jest pod kątem istnienia duplikatów.
• 401 – weryfikacja została odrzucona, stwierdzono błędy formalne, które należy zgłosić.
• 402 – osoba składająca podpis elektroniczny nie miała do tego uprawnień.
• 412 – dane informacyjne są niepoprawne. Błąd w danych może dotyczyć daty urodzenia, nazwiska, czy też numeru PESEL.
• 413 – certyfikat wykorzystywany do wysłania deklaracji był pozbawiony informacji o numerze PESEL lub NIP.
• 414 – błędne dane identyfikacyjne.

Większość powyższych statusów pojawia się w systemie niezwykle rzadko. Najczęściej wynikają z niedopatrzenia podatnika lub ze względów technicznych. Jednak każdy z nich należy poprawić i złożyć dokument zgodnie z obowiązującymi przepisami.